SỐ LƯỢT TRUY CẬP

3
2
1
6
8
1
5
Tin tức - Sự kiện Thứ Ba, 20/10/2015, 10:40

Kỹ năng giao tiếp và phối hợp hoạt động của công chức văn hóa cấp xã

Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng trong phối hợp hoạt động và thực hiện nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công chức nhà nước. Đó là một tập hợp những qui tắc, nghệ thuật, cách ứng xử, đối đáp được đúc rút qua kinh nghiệm thực tế hằng ngày giúp mọi người giao tiếp hiệu quả thuyết phục hơn khi áp dụng thuần thục kỹ năng giao tiếp. Có thể nói kỹ năng giao tiếp đã được nâng lên thành nghệ thuật giao tiếp bởi trong bộ kỹ năng này có rất nhiều kỹ năng nhỏ khác như kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thấu hiểu, kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, kỹ năng sử dụng ngôn từ, âm điệu… Để có được kỹ năng giao tiếp tốt đòi hỏi người sử dụng phải thực hành thường xuyên, áp dụng vào mọi hoàn cảnh mới có thể cải thiện tốt kỹ năng giao tiếp của mình trong thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao.

I. Giao tiếp hành chính:

1. Những vấn đề chung về giao tiếp hành chính

1.1.  Khái niệm giao tiếp

Giao tiếp là một quá trình dựa trên sự trao đổi giữa hai hay nhiều người sử dụng một mã cử chỉ, từ ngữ để có thể hiểu được thông tin được chuyển từ người phát tin đến người nhận tin.

1.2. Đặc điểm của giao tiếp hành chính

Quá trình xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa hai hay nhiều người với nhau nhằm thỏa mãn nhu cầu nhất định của quản lý hành chính. Trên cơ sở thu nhận thông tin, hai bên sẽ xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, hành vi qua sự tác động lẫn nhau nhằm đem lại lợi ích nhiều nhất.

Các loại giao tiếp: Nghe, nói, đọc, viết

Hoạt động giao tiếp trong hành chính diễn ra qua hai mối quan hệ hành chính cơ bản:

Thứ nhất, giao tiếp trong nội bộ cơ quan hành chính nhà nước: gồm giao tiếp giữa cấp trên với cấp dưới và giao tiếp giữa cán bộ, công chức với nhau.

Thứ hai, giao tiếp giữa cán bộ, công chức đại diện cho cơ quan hành chính nhà nước với tổ chức và công dân.

Giao tiếp hành chính cần đảm bảo về hình thức và cách thức giao tiếp: Không ba hoa, luộm thuộm, ăn nói tuỳ tiện, xuê xoa, gia đình chủ nghĩa, cũng như thói hách dịch, cửa quyền, nạt nộ nhân dân...mà phải luôn tuân theo những chuẩn mực xác định, hướng tới những hành vi giao tiếp chuẩn mực, văn hoá, văn minh, lịch sự, luôn phải có thái độ vui vẻ, hoà nhã, “kính trọng nhân dân, hoà nhã và thân ái với đồng sự”, giải quyết công việc cho dân một cách khách quan, minh bạch vẫn là những chuẩn mực giao tiếp của một nền hành chính hiện đại.

Giao tiếp trong quản lý hành chính nhà nước luôn cần được cân nhắc, tính toán, chọn lọc thông điệp ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, đồng thời luôn phải chọn những loại hình giao tiếp thích hợp nhằm đem lại hiệu quả tối ưu trong quản lý.

1.3. Vai trò của giao tiếp hành chính

Giao tiếp giữ vai trò là công cụ, phương tiện để đạt mục đích của hoạt động. Chất lượng và hiệu quả hoạt động tùy thuộc vào mức độ chất lượng của quá trình giao tiếp được tiến hành. Khi giao tiếp chia sẻ lợi ích cho cả hai bên tham gia thì cả hai đều cảm thấy tốt hơn, đều muốn cùng nhau làm việc, xây dựng được giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề cùng quan tâm.

1.4. Các hình thức giao tiếp hành chính

Để thực hiện tốt hoạt động giao tiếp trong quản lý hành chính nhà nước, cần hiểu rõ tính chất của từng loại hình giao tiếp khác nhau. Chính vì vậy cần phân loại giao tiếp theo những tiêu chí khác nhau.

Theo tính chính thức của cuộc giao tiếp: Có giao tiếp chính thức và giao tiếp không chính thức.

Theo số lượng các chủ thể tham gia giao tiếp: Có giao tiếp giữa các cá nhân và giao tiếp tập thể.

Theo tính chất của tiếp xúc: Có giao tiếp trực tiếp và giao tiếp gián tiếp (như qua văn bản, thư từ, sách báo, điện thoại, mạng internet...

Theo phương tiện giao tiếp: Có giao tiếp bằng ngôn từ (bằng hình thức âm thanh nói hoặc viết với kết quả cuối cùng là tạo ra những ngôn bản) hoặc giao tiếp phi ngôn từ (biểu tượng, cử chỉ, điệu bộ, nét mặt, trang phục v.v) hoặc kết hợp phi ngôn từ với ngôn từ (vừa nói vừa thể hiện qua thái độ, cử chỉ, điệu bộ, nét mặt...)

Các công cụ giao tiếp phi ngôn từ được sử dụng thường xuyên trong hoạt động giao tiếp hành chính, có vai trò đặc biệt trong hoạt động đó. Tuy nhiên, nó chỉ mang tính bổ trợ, và trong mọi trường hợp cần được “dịch” sang ngôn bản một cách nhất quán nhằm tạo dựng những mối quan hệ quản lý đồng nhất về nội dung giữa các chủ thể giao tiếp. Mọi tuỳ tiện trong việc sử dụng những công cụ này có thể đem lại những hậu quả không lường, làm suy giảm hiệu quả của hoạt động hành chính công vụ.

1.5. Các nguyên tắc giao tiếp trong hành chính

a) Đảm bảo sự hài hòa về mặt lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp

Những người đến giao tiếp với cơ quan hành chính Nhà nước thường ít chuẩn bị tâm lý cho những yêu cầu, đề nghị của họ. Khi không đạt được những điều như đã dự định, người dân thường có những phản ứng ở những mức độ khác nhau (có thể bực tức, buồn bã, chán nản, mất lòng tin, tỏ thái độ bất hợp tác thậm chí lăng nhục, chửi bới cán bộ, công chức). Chính vì vậy, một nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp là phải cố gắng đảm bảo sự hài hòa về lợi ích của hai bên tham gia giao tiếp. Nguyên tắc này đòi hỏi phải chú ý những điểm cơ bản như sau: 

- Người cán bộ, công chức phải hiểu tâm lý của người dân khi đến giao tiếp, dành thời gian để tìm hiểu mục đích của đối tượng giao tiếp, đồng thời trong hoạt động giao tiếp này, cơ quan đơn vị mình cần đạt được mục đích gì. 

- Nếu là giao tiếp gián tiếp, công chức cần dành thời gian giúp cơ quan và thủ trưởng thu thập những thông tin về phía đối tác và những lợi ích mà họ hướng tới. 

- Trong quá trình giao tiếp, công chức phải hướng tới việc sao cho mục đích của cơ quan mình đạt và lợi ích của đối tượng tham gia giao tiếp (người dân) cũng được thỏa mãn một phần hay toàn bộ. Ngược lại, nếu trong giao tiếp chỉ chú trọng tới lợi ích của cơ quan mình mà không chú ý tới hoặc gạt bỏ hoàn toàn lợi ích của người dân thì hoạt động giao tiếp này chưa hẳn đã là thành công (ngay cả khi kết quả được phía bên kia chấp thuận). 

- Trong trường hợp lợi ích của đối tượng giao tiếp không được thỏa mãn thì công chức cần phải tỏ thái độ cảm thông, chia sẻ, không có thái độ hiếu thắng hoặc thờ ơ.

b) Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp

Cần đảm bảo rằng mọi đối tượng giao tiếp đều phải được tôn trọng và đối xử tốt. Trong hoạt động giao tiếp, công chức có khi gặp  tình huống khó xử: một bên là công việc, một bên là những quan hệ có ảnh hưởng  đến cơ quan hoặc bản thân mình. Nguyên tắc này giúp cho công chức tránh được những sai lầm trong giao tiếp khi họ có quan niệm “người này không quan trọng”, không có ảnh hưởng gì đến bản thân mình, cơ quan mình thì thờ ơ, thậm chí coi thường.

Tránh trường hợp có hai người dân liên hệ làm việc, người công chức đon đả giải quyết cho người dân quen biết, còn người kia thì nhận được câu trả lời một cách ngắn gọn đến mức vô cảm “hết giờ, hẹn đến chiều”. Cách xử sự như vậy sẽ làm mất uy tín của cơ quan và cả uy tín của bản thân.

c)Nguyên tắc hướng tới giải pháp tối ưu

Vận dụng nguyên tắc này cần chú ý một số điểm sau:

- Công chức phải lắng nghe yêu cầu của đối tượng giao tiếp và yêu cầu đó không thể đáp ứng được toàn bộ thì cán bộ, công chức cần đưa ra một số giải pháp (trong phạm vi quyền hạn của mình) để họ có thể lựa chọn.

- Đưa ra một phương án để giải quyết vấn đề, sau đó đề nghị mọi người thảo luận, cân nhắc và quyết định lựa chọn một trong các phương án đó. 

- Nếu phía đối tượng giao tiếp vẫn không chấp thuận thì có thể đề nghị họ đưa ra đề nghị của họ để xem xét. Nếu vấn đề vượt quá thẩm quyền quyết định, công chức có thể ghi nhận các giải pháp của đối tượng giao tiếp và hứa trao đổi lại với thủ trưởng cơ quan.

d)Tôn trọng các giá trị văn hóa

Giá trị văn hóa là một phạm trù rộng lớn với những biểu hiện đa dạng của nó. Có giá trị văn hóa trong nước, có giá trị văn hóa của nước ngoài. Trong một nước đa dân tộc và trong điều kiện hội nhập quốc tế hiện nay cần đảm bảo tôn trọng truyền thống, văn hoá giao tiếp ứng xử của các dân tộc thuộc các nền văn hoá khác nhau.

2. Các kỹ năng giao tiếp

2.1. Kỹ năng nghe

Lắng nghe có thể đem lại những lợi ích cơ bản sau:

- Thực hiện tốt những gì được hướng dẫn và đưa ra lời khuyên một cách nhanh chóng và chính xác.

- Lấy được ý kiến từ người khác

- Hiểu được nhu cầu, tình trạng của đối tượng giao tiếp

- Hiểu được khó khăn của đối tượng cần giúp đỡ.

  2.1.1. Kỹ năng nghe có hiệu quả

Để nghe có hiệu quả cần chú ý một số rào cản sau:

Thứ nhất: Thái độ thiếu thân thiện của 2 bên hoặc thiếu tin cậy lẫn nhau thì khó mà có cuộc giao tiếp hiệu quả, nó tạo ra khoảng cách tâm lý giữa hai bên với biểu hiện của nó là sự vụng về, thiếu tế nhị trong giao tiếp. Ngược lại, nếu trong quá trình giao tiếp có thái độ tôn trọng lẫn nhau thì sẽ tạo ra được một bầu không khí thân mật, cởi mở, thân thiện, thoải mái thì dễ cảm thông, chia sẻ với nhau, cùng nhau giải quyết vấn đề và cùng nhau đạt được mục đích tối đa trong giao tiếp.

Thứ hai: Yếu tố môi trường cũng tác động rất mạnh đến mức độ của người nghe đối với thông điệp của người nói. Ví như một căn phòng quá ồn, quá tối, quá lạnh, khoảng cách quá xa hoặc quá gần, một chiếc bàn quá lớn, một đống tài liệu chất cao ngăn cách  giữa hai bên giao tiếp… sẽ tạo ra một cảm giác thiếu thoải mái cho người nghe khiến cho người nghe khó khăn trong tiếp nhận thông tin. Vì vậy, cần bố trí nơi làm việc hoặc nơi giao tiếp yên tĩnh, tốt nhất không sử dụng điện thoại và không để người khác làm phiền…

Thứ ba: Thiếu tập trung trong lắng nghe  với những biểu hiện như:

- Người nghe chỉ chăm chú đến việc phát hiện ra những điểm gây mất tập trung ở người nói hơn là tập trung vào nội dung của thông điệp. Ví như người nghe sao nhãng bởi một đặc điểm về hình dáng, khuôn mặt, hoặc một phong cách riêng.

- Người nghe để cho các yếu tố tác động từ bên ngoài khiến cho họ thiếu tập trung như: nhìn theo ai đó đi ngang qua, hướng về phía tiếng chuông điện thoại reo hoặc cách ứng xử của những người khác trong phòng.

- Người nghe không quan sát người nói nên không thấy hết được cách diễn đạt bằng điệu bộ, cử chỉ hay các tín hiệu khác nhằm giúp người nghe hiểu thêm về thông tin.

- Người nghe có thể làm nhiều việc cùng một lúc, chẳng hạn như vừa soạn thảo một văn bản vừa lắng nghe người khác trình bày, vừa suy nghĩ tiếp về một điều gì đó.

Thứ tư: Nguyên nhân sinh lí. Do tuổi tác, người nghe có vấn đề về thính giác, người nghe có thói quen nghe nhanh hơn nói…

Vấn đề quan trọng trong hoạt động giao tiếp là biết nhận ra sự thiếu tập trung thì cũng có nghĩa là đã định hướng được cách khắc phục tình trạng này. Đó cũng chính là một biểu hiện dẫn đến thành công trong giao tiếp.

Khi người khác nói, chúng ta thường nghe ở bốn cấp độ:

- Làm ngơ: Không nghe

- Giả vờ: Không thực sự nghe

- Nghe một phần: Chỉ nghe một số nội dung nhất định

- Chú ý: Nghe từng từ

- Nghe thấu cảm: là nghe với mục đích để hiểu sâu tri thức và tình cảm, để nhìn nhận thế giới theo cách của người nói. Các chuyên gia giao tiếp cho rằng người ta chỉ giao tiếp 10% bằng lời. 30% thông qua các tiếng động, và 60% do ngôn ngữ cơ thể. Người ta không chỉ nghe bằng tai mà còn nghe bằng mắt và cả trái tim. Cần cảm thấy, có linh cảm về vấn đề; nghe để cảm, để hiểu ý nghĩa, để có hành vi, ngoài nội dung được truyền tải từ người nói thì người nghe phải quan sát cả thái độ người nói cộng với phán đoán, sự trải nghiệm trong cuộc sống, hoặc cần có sự đồng cảm giao thoa giữa người nói với người nghe thì mới có thể thấu hiểu được “ý tại ngôn ngoại” của thông tin người nói phát ra.

 2.1.2. Rèn luyện kỹ năng nghe hiệu quả

Khi rèn luyện kỹ năng nghe để đảm bảo giao tiếp có hiệu quả, chúng ta nên chú ý những kỹ năng cơ bản sau:

a) Tập trung chú ý vào người nói

Thứ nhất:  Thể hiện cho người nói biết đến sự chú ý của mình bằng cách:

- Bắt đầu tiếp xúc bằng một thái độ tích cực và nhiệt tình (chào hỏi, mời ngồi...) sẵn sàng về mặt tinh thần, tình cảm và thể chất để lắng nghe.

- Duy trì việc giao tiếp bằng ánh mắt với người nói một cách thân thiện (tuyệt đối không liếc xéo, liếc trộm) làm tăng thêm sự tự tin cho người nói, và thể hiện sự chú ý lắng nghe và quan tâm đến những gì họ đang nói. Tránh nhìn chằm chằm liên tục vào mắt người nói có thể làm cho họ không thấy thoải mái.

- Chọn cách diễn đạt bằng điệu bộ cử chỉ “mở”: Người nghe chỉ cần một cử chỉ rất nhỏ và nhẹ nhàng là hãy nghiêng người về phía người nói hoặc ngồi gần lại với người nói hoặc ngồi đối diện với người nói và tập trung hoàn toàn vào người nói với tư thế thoải mái, không sử dụng quá nhiều cách diễn đạt bằng điệu bộ có thể làm cho mọi sự việc thêm phần căng thẳng, đôi khi còn gây ra sự hiểu nhầm.

Thứ hai: Tạo môi trường giao tiếp phù hợp

Tạo môi trường giao tiếp không bị các tác động làm phân tán hoặc ngắt quãng người nghe, đặc biệt là phải loại bỏ yếu tố tâm lý bất lợi đan xen như vui buồn bất chợt và người nghe luôn luôn phải tìm mọi cách để chứng tỏ cho người nói biết rằng: “Tôi đang chú ý ông (bà) nói đây”. Đây là thành công ban đầu của giao tiếp.

b) Khuyến khích người nói

Để khuyến khích người nói, người nghe có thể sử dụng các thủ thuật như sau :

- Tạo cơ hội cho người nói được trình bày: Không ngắt lời người nói khi chưa cần; Không vội vàng tranh cãi hay phán quyết; Hãy để cho người nói tự bộc lộ hết cảm xúc và suy nghĩ hay một quyết định nào đó.

Có thể bằng những câu hỏi nhẹ nhàng như: “Ông, bà có muốn nói về điều này không?”“Ông, bà dường như đang có sự lo lắng/ bức xúc?”…

- Khuyến khích không bằng lời: Sử dụng các cử chỉ tích cực và có tính hỗ trợ: gật đầu để chứng tỏ sự đồng tình của người nghe với người nói, ghi chép của người nghe thể hiện với người nói rằng: “Tôi đang chú ý một cách nghiêm túc với những gì mà anh đang nói”.

- Khuyến khích bằng lời: Khi muốn họ tiếp tục nói: Vâng; xin ông (bà) cứ tiếp tục nói; Thế à! Tôi biết; Tôi hiểu; Ông (bà) hãy nói cho tôi biết thêm về điều này…Khi người nói tỏ ra khó bắt đầu cuộc giao tiếp hoặc đang ngập ngừng, lưỡng lự, người nghe có thể hỏi: “Bây giờ ông (bà) muốn nói điều gì?; “Tại sao ông (bà) lại lưỡng lự khi nói điều này?”.

Khi muốn hiểu phạm vi rộng hơn: “Ông (bà) có thể nói rõ hơn về vấn đề …”  “Thế còn vấn đề này…”

Khi muốn biết về các vấn đề, ý tưởng hay cảm tưởng của người nói:“Ông (bà) có thể cho biết cảm tưởng của mình về…”;”Ông (bà) gặp vấn đề gì khi giải quyết việc…”

Khi muốn người nói tự khám phá một điều gì đó ở chính họ: “Ông (bà) nghĩ thế nào về vụ việc?”;“Ông (bà) thấy tình hình này thế nào?…”

Khi muốn làm rõ một điều gì đó: “Ông (bà) nói… có ý nghĩa gì”; "Ông (bà) có thể cho biết thêm về?…

Khi muốn kiểm soát cuộc nói chuyện hoặc chuyển sang một chủ đề cụ thể nào đó. “Xin ông (bà) quay trở lại vấn đề…”;“Xin ông (bà) cho biết thêm thông tin chi tiết về…”;

Khi thời gian của người nghe hạn chế: “Ông (bà) có câu hỏi nào nữa về vấn đề này ?”

Khi muốn biết tình hình, số liệu, thông tin mà người nghe đang cần:“Ông (bà) có chấp nhận đề nghị của chúng tôi không?”

Khi Người nói tỏ ra lan man hoặc lạc chủ đề “Xin ông (bà) nên nói thẳng vào vấn đề này…”

Khi người nghe cần tìm ra vấn đề hay mối lo ngại chính:“Tại sao ông (bà) lại nói với chúng tôi như vậy?”

Khi người nghe muốn tìm hiểu kỹ hơn về những cảm nghĩ sâu xa đằng sau những gì được nói ra: “Tôi có cảm giác rằng: ông (bà) thật sự không hài lòng việc này nhưng ông (bà) lại tỏ ra bình thường. Tại sao vậy?” đây là loại câu hỏi này mang tính phòng thủ và đôi khi còn coi là ”đe dọa”, cho nên tốt nhất là ít dùng nó mà điều cơ bản phải tạo ra được môi trường thân thiết, gần gũi tạo nên sự tự tin cho người nói.

c)  Ghi lại ý chính trong khi nghe

d) Phản hồi lại sau khi nghe

Phản hồi là chứng tỏ rằng đã nhận được thông điệp và hiểu nó ở mức độ nào đó.Một số phương pháp sử dụng để đưa ra phản hồi:

- Nói lại ý chính đã nghe được một cách ngắn gọn bằng một vài từ hoặc một câu làm rõ ý chính mà người nói muốn trao đổi

- Tóm tắt, thu gọn lại thành ý chính (thường dùng ở cuối cuộc giao tiếp)

- Thông cảm, nghĩa là người nghe nhận diện ra tình cảm đằng sau lời người nói, người nghe phải tìm cách ghi nhận.

2.2. Kỹ năng nói.

Kỹ năng nói hiệu quả là khả năng biểu đạt bằng lời nói, là một loại năng lực thể hiện qua khẩu ngữ để truyền đạt thông tin, biểu đạt tư tưởng, tình cảm một cách chính xác, sinh động, có sức thuyết phục.

Có kỹ năng nói tốt không những làm cho giải quyết công việc đạt hiệu quả hơn, mà còn giúp tự khẳng định bản thân trước tập thể, tự nâng cao uy tín của mình.

Các kiểu nói:

- Nói trực tiếp: tiếp dân, trình bày tại hội nghị, hội thảo, cuộc họp...

- Nói gián tiếp: qua điện thoại...

2.2.1. Một số điều cần chú ý khi nói.

a)  Sử dụng ngôn ngữ nói (lời nói)

Khi sử dụng ngôn ngữ nói cần đảm bảo các yêu cầu sau:

* Chính xác, rõ ràng dễ hiểu, có sức thuyết phục  

       - Trước hết cần lắng nghe nhằm tiếp nhận, phân tích thông tin để trả lời (nói, phản hồi), trao đổi có hiệu quả.

     - Hỏi lại, chốt lại vấn đề để chắc chắn là đã hiểu được yêu cầu hay nội dung trình bày của người dân.

       - Diễn đạt từ tốn, có ngữ điệu để người nghe có thể hiểu một cách rõ ràng và đúng như nội dung người nói muốn truyền đạt.

     - Sử dụng các câu hỏi để người nghe nhắc lại thông điệp một cách chính xác, qua đó biết được họ đã hiểu đúng hay chưa.

- Sử dụng từ ngữ phổ thông, gần gũi với cuộc sống của người dân, phù hợp với từng đối tượng. Tránh dùng thuật ngữ chuyên môn phức tạp. Nếu sử dụng những thuật ngữ mới cần giải thích rõ.

- Nói ngắn gọn, cô đọng, kết cấu câu đơn giản diễn đạt theo trật tự logic.

- Sử dụng hình ảnh, ví dụ quen thuộc với người dân, gần sát với nội dung trao đổi.

- Trong các trường hợp giải thích, hướng dẫn, để lời nói có sức thuyết phục và người nghe luôn sẵn sàng hưởng ứng một cách tích cực cần luôn giải thích tại sao người dân cần phải làm như vậy.

Không nên:

- Dùng những từ ngữ và cách nói có thể gây ra hiểu lầm.

- Phản hồi sớm khi chưa suy nghĩ và phân tích kỹ càng nội dung thông điệp và ý tưởng, mục đích của người chuyển tải thông điệp.

- Quán tính luôn luôn phản ứng, chống đối lại ý kiến của người khác.

- Không kết luận hoặc kết luận không rõ ràng khiến người nghe không nắm bắt được nội dung chủ chốt mà người nói muốn truyền đạt.

- Trình bày dài dòng.

- Nội dung nói không mạch lạc (ậm ừ, ngắc ngứ...)

*) Cần khách quan, lịch sự

 Lời nói của cán bộ, công chức trong giao tiếp với công dân và tổ chức là tiếng nói của quyền lực nhà nước, nhân danh nhà nước chứ không phải là của riêng cá nhân nào, vì vậy phải thể hiện tính khách quan, trang trọng nhưng gần gũi. 

Lời nói trang trọng, lịch sử thể hiện sự tôn trọng nhân dân, tăng uy tín của bản thân cán bộ, công chức và cơ quan tiếp dân, phản ánh trình độ giao tiếp, văn hoá, văn minh trong hành chính.

- Chú ý khi sử dụng cách xưng hô.

- Sử dụng ngôn từ và cách diễn đạt nhã nhặn, lịch thiệp.

- Không dùng lời lẽ thiếu thiếu nghiêm túc, có tính mỉa mai, châm trọc, xúc phạm người nghe.

- Không dùng tiếng lóng, từ thông tục.

- Tránh thói quen ngắt lời người khác để trình bày ý kiến của mình, đôi khi đơn thuần chỉ nhằm mục đích “thể hiện”.

b)Yếu tố phi ngôn từ

Các yếu tố phi ngôn từ là các yếu tố đi kèm theo ngôn từ trong khi nói như giọng nói, cách đi đứng, cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, vẻ mặt, tư thế, trang phục, khoảng cách, vị trí... Trên thực tế, những điều không nói ra đôi khi lại quan trọng hơn những điều nói ra. Chính yếu tố này góp phần tạo ra nghĩa cho ngôn ngữ. Hầu như mọi người tin "nói như thế nào" nhiều hơn "nói cái gì".

Vì vậy, muốn nâng cao hiệu quả hoạt động giao tiếp, cần nắm được những thói quen, những quy tắc trong việc sử dụng các phương tiện giao tiếp phi ngôn từ để không chỉ hiểu được ý đồ của người khác, mà còn có thể diễn đạt được ý đồ của mình một cách đa dạng, phong phú. Người giao tiếp giỏi chính là người biết kết hợp khéo léo, nhuần nhuyễn ngôn ngữ có âm thanh với ngôn ngữ không có âm thanh trong giao tiếp.

* Giọng nói: Trong giao tiếp bằng ngôn ngữ nói, cần sử dụng giọng nói nhẹ nhàng, ấm áp để giải thích, thuyết phục, hoà giải làm cho người nghe cảm thấy thoải mái, dễ chịu. Giọng nói rõ ràng, dứt khoát, quyết đoán khi cần thể hiện uy lực, mệnh lệnh phải tuân thủ. Nói về những tin vui thì nên nói với giọng vui vẻ.

Luôn phải nói rõ ràng, không lẩm bẩm hay liến thoắng. Nói nhanh quá sẽ làm người nghe khó theo dõi, còn nói chậm quá dễ làm người nghe buồn chán. Cũng cần phải chú ý đến cả nhịp điệu, ngữ điệu nói, nên nói lúc trầm, lúc bổng, lúc lên giọng, xuống giọng thì lời nói mới nổi bật lên, mới hấp dẫn người nghe. Tránh lạm dụng vì lơ đãng những từ lấp lỗ trống bằng những từ không có nghĩa gì cả như "à", "ờ"...

* Ánh mắt: Trong khi nói, ánh mắt giúp đem tạo mối liên hệ gần gũi, thân thiện với người nghe, tạo sự sinh động khi nói, nhấn mạnh những điểm quan trọng, giúp lời nói dễ hiểu hơn, bao quát được người nghe. Vì vậy, trong giao tiếp nhất thiết phải biết sử dụng mắt, biết giao tiếp bằng mắt. Có cái nhìn làm người nghe cảm thấy tự tin, thoải mái, gần gũi, nhưng cũng có cái nhìn gây lo lắng, phân vân. Để sử dụng mắt có hiệu quả, cần lưu ý một số điểm sau đây:

- Nhìn thẳng vào người đối thoại:

- Không nhìn người khác với ánh mắt coi thường, giễu cợt

- Không đảo mắt hoặc đưa mắt liếc nhìn một các vụng trộm

- Không nheo mắt hoặc nhắm mắt cả hai mắt trước mặt người khác.

Trong các cách nhìn, nheo mắt (nhắm một mắt) hoặc nhắm cả hai mắt là một cách nhìn có nhiều ý nghĩa. Trước mặt những người không thật quen biết, bạn không nên làm như thế. Trong một cuộc chuyện trò, hãy duy trì sự tiếp xúc bằng mắt từ 50 đến 60% thời gian khi nói, và từ 75 đến 85% thời gian  khi nghe.

* Nét mặt: Nét mặt biểu hiện thái độ, cảm xúc của con người. Trong giao tiếp, nét mặt là yếu tố thường được người khác chú ý quan sát, nó góp phần quan trọng vào việc tạo nên hình ảnh trong con mắt người khác.

* Nụ cười: Nụ cười là một phương tiện giao tiếp quan trọng chứa đựng nhiều nội dung phong phú. Nụ cười không những đem lại cho người khác cảm giác thoải mái, tự tin, mà còn làm cho họ cảm thấy đây là tín hiệu của sự tốt lành, của tình hữu hảo và lòng chân thành. Khi chúng ta tươi cười với người khác, đó là chúng ta "nói" với họ rằng: Tôi rất mừng vì được gặp anh, tôi sẵn sàng tiếp chuyện anh, anh là người được hoan nghênh

 Như vậy, nụ cười biểu hiện thái độ tích cực, là "lời" chào hữu hiệu nhất, nó có thể giải toả cả những ý tưởng đối địch ở người khác. Trong giao tiếp, có lẽ không có gì dở bằng một bộ mặt cau có, lầm lì, lạnh lùng, không biết mỉm cười. Tuy nhiên, có nhiều nụ cười khác nhau và không phải nụ cười nào cũng tốt. Nụ cười phải tự nhiên, chân thành, phù hợp hoàn cảnh thì mới có hiệu quả.

*Động tác: Động tác cũng là một loại ngôn ngữ không có âm thanh trong giao tiếp. Nó bao gồm các cử chỉ bằng đầu, như gật đầu, lắc đầu; các cử chỉ bằng tay, cử chỉ này làm cho câu chuyện trở nên sinh động, hấp dẫn, lôi cuốn hơn. Sử dụng động tác nên tự nhiên để minh hoạ cho ngôn từ để làm tăng hiệu quả truyền đạt thông tin. Tránh lạm dụng động tác: vung tay, lắc lư cơ thể thể quá nhiều...

*Tư thế: Tư thế có vai trò quan trọng trong giao tiếp, có ba tư thế chủ yếu: đi, đứng và ngồi. Người xưa đã cho rằng, đã là người quân tử thì phải: "đi như gió, đứng như cây thông và ngồi như chuông". Đó chính là sự khái quát vẻ đẹp của tư thế trong giao tiếp.

Tư thế đi: Đi nhanh và nhẹ nhàng, đầu ngẩng cao, ngực hơi ưỡn ra phía trước.

Tư thế đứng: Đứng thẳng người, ngẩng cao đầu, vai không nhô ra phía trước, hai cánh tay buông xuôi tự nhiên, lòng bàn tay hướng vào trong.

Tư thế ngồi: Ngồi phải có tư thế đứng đắn, thoải mái, tự nhiên, thanh thản.

Trong những quan hệ giao tiếp chính thức không nên ngồi choán hết chỗ, không nghiêng về một bên, lưng và đầu phải thẳng. Nếu ngồi lâu, cảm thấy mệt, có thể tựa lưng, nhưng không được duỗi chân ra theo kiểu nửa nằm, nửa ngồi. Khi ngồi, tay đặt lên tay vịn của ghế hoặc lên đùi, hoặc lên bàn, hai chân nên khép lại, nam giới có thể bắt chéo chân nhưng không ngếch chân quá cao, không rung chân, nữ giới có thể gác bàn chân lên nhau nhưng không được duỗi thẳng ra phía trước.

*Khoảng cách: Trong giao tiếp, khoảng cách giữa người nói và người đối thoại cũng có những ý nghĩa nhất định. Sự tiếp xúc giữa con người diễn ra trong bốn vùng khoảng cách sau đây:

- Khoảng cách công cộng (khoảng trên 3,5m): Khoảng cách này thích hợp với các cuộc tiếp xúc với đám đông tụ tập lại thành từng nhóm. Ví dụ: Khi bạn nói chuyện tại cuộc mít tinh, diễn thuyết trước công chúng thì khoảng cách với người nghe nên là trên 3,5m.

- Khoảng cách xã hội (khoảng 1,2m - 3,5m). Đây là vùng khoảng cách thường được chúng ta duy trì khi tiếp xúc với những người xa lạ. Ví dụ, khi chúng ta hỏi giờ, hỏi đường...

- Khoảng cách cá nhân (khoảng 0,45m - 1,2m). Chúng ta thường đứng cách người khác ở khoảng cách này khi cùng họ tham dự các bữa tiệc, khi giao tiếp ở cơ quan hay khi gặp mặt bạn bè

- Khoảng cách riêng tư (từ 0m - 0,45m). Đây là vùng khoảng cách khi tiếp xúc với những người có quan hệ thâm mật, thân thiết như cha mẹ, vợ chồng, con cái, anh em, bạn bè thân, người yêu, bà con gần.

Tuỳ theo mục đích giao tiếp có thể thay đổi khoảng cách cho phù hợp để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt mục đích.

Việc sử dụng khoảng cách như một phương tiện giao tiếp không đơn giản. Nó đòi hỏi sự nhạy cảm, tinh tế, linh hoạt và nghệ thuật trong giao tiếp.

Để giao tiếp hành chính đạt hiệu quả, ngoài kỹ năng nghe và nói, cán bộ công chức cũng cần phải rèn luyện kỹ năng thuyết trình, nghe điện thoại, đọc, viết và tìm hiểu các nghi thức giao tiếp trong hành chính như: chào hỏi (Ai chào trước? Chào thế nào?...) bắt tay ra sao? Giới thiệu về mình, giới thiệu người cùng giao tiếp như thế nào (ai giới thiệu, ai được giới thiệu trước, cần phải xưng hô ra sao?...) Trang phục thế nào là phù hợp? Khi có khách là cấp trên hay khách nước ngoài phải đón tiếp như thế nào? Bố trí chỗ ngồi cho khách theo những nguyên tắc nào? Trao danh thiếp? (Trao lúc nào? Trao, nhận danh thiếp như thế nào?...

II. Kỹ năng phối hợp trong hoạt động quản lý hành chính của công chức văn hóa - xã hội cấp xã:

1. Kiến thức chung về phối hợp trong quản lý hành chính

1.1. Khái niệm phối hợp trong quản lý hành chính

Phối hợp trong quản lý hành chính nhà nước là quá trình liên kết các hoạt động hỗ trợ, hợp tác lẫn nhau của các cán bộ, công chức, các cơ quan hành chính nhằm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý nhà nước.

Sự phối hợp diến ra trong suốt quá trình quản lý, từ hoạch định chính sách, xây dựng thể chế, đến việc tổ chức thực thi cơ chế, chính sách, pháp luật. Ở đâu có quản lý thì ở đó có nhu cầu phối hợp. Mục tiêu cuối cùng của phối hợp là tạo ra sự thống nhất, đồng thuận, bảo đảm chất lượng và hiệu quả trong quản lý. Nói khác đi, phối hợp là phương thức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các chủ thể trong quản lý nhà nước.

1.2. Vai trò của phối hợp trong cơ quan hành chính nhà nước

a) Phối hợp là hình thức gắn chức năng, nhiệm vụ của các cơ cấu của một cơ quan thành một chỉnh thể thống nhất.

Thông qua phối hợp, các cơ cấu tổ chức bên trong của một cơ quan trao đổi hoạt động và thông tin với nhau, hỗ trợ cho nhau trong việc thực hiện tốt các chức năng, thẩm quyền của từng yếu tố của cơ quan. Bên trong một cơ cấu, nếu sự phối hợp có chất lượng, hiệu quả giữa các lãnh đạo, giữa các chuyên viên với nhau thông qua những hình thức và cách thức thích hợp thì không chỉ tạo dựng sự đoàn kết, đồng thuận, hỗ trợ nhau giữa các chuyên viên cùng hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn, mà còn có thể phát huy dân chủ, khai thác năng lực, sở trường của từng chuyên viên trong công tác để cùng hướng vào thực hiện tốt các nhiệm vụ công tác của đơn vị mình.

Thông qua việc phối hợp với bên ngoài, tức là với các cơ cấu khác, có thể cho phép một cơ cấu tổ chức khắc phục được những phiến diện trong hoạt động chuyên môn do sự chia tách các chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan thành những nhóm chức năng, nhiệm vụ nhỏ để giao cho từng cơ cấu đảm nhiệm.

b) Phối hợp cách thức huy động, phát huy các nguồn lực để tập trung và xử lý có hiệu quả những vấn đề khó khăn, phức tạp mà đối với một người, một cơ cấu không thể giải quyết được.

c) Phối hợp là một công cụ quan trọng trong công tác quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan.

Điều hoà, phối hợp là một nội dung thuộc chức năng lãnh đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính. Do vậy, cho dù phân cấp thẩm quyền đến mức độ nào cho cấp dưới, cho dù có quy định cụ thể đến mức nào đi nữa về nội dung phối hợp giữa các cơ cấu trực thuộc, thì không vì thế mà thủ trưởng cơ quan mất đi vai trò điều phối hoạt động giữa các cơ cấu trực thuộc trong việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

d) Phối hợp là hình thức biểu hiện và là công cụ thực hiện dân chủ trong hoạt động nội bộ của cơ quan hành chính nhà nước.

Có nhiều hình thức, nhiều cấp độ phối hợp công tác và các chủ thể thực sự có được sự phối hợp có trách nhiệm, trên tinh thần hỗ trợ nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ được phân công là biểu hiện cụ thể của dân chủ trong nội bộ cơ quan. Vấn đề đặt ra là mức độ, phạm vi phối hợp đến đâu là hợp lý? Tất nhiên là không phải bất cứ vấn đề nào, bất cứ khi nào và ở đâu cũng phối hợp, thậm chí phối hợp tràn lan. Phối hợp cần được đặt trong mối quan hệ giữa tập trung và dân chủ của nguyên tắc tập trung dân chủ. Đề ra yêu cầu phối hợp trong công tác phải đồng thời với khuyến khích tư duy độc lập và đề cao trách nhiệm của từng cá nhân, tổ chức trực thuộc trong xử lý công việc thuộc phạm vi chức năng, thẩm quyền được phân công.

1.3. Lợi ích của việc phối hợp

- Điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan hành chính phù hợp với môi trường trên cơ sở đó thiết kế hoàn thiện các tổ chức hành chính nhà nước.

- Tăng cường hiệu quả, hiệu lực trong quản lý hành chính nhà nước

1.4. Các nguyên tắc phối hợp

- Nguyên tắc lãnh đạo thống nhất

- Nguyên tắc chia sẻ thông tin

- Nguyên tắc chuyên môn hóa, hợp tác hóa

- Nguyên tắc đảm bảo tính khách quan

2. Kỹ năng phối hợp trong hoạt động quản lý hành chính của công chức văn hóa xã hội xã.

Trong phạm vi chuyên đề này, xin giới thiệu 4 kỹ năng phối hợp cơ bản đối với các tổ chức và đối với các cán bộ công chức.

2.1. Kỹ năng xây dựng kế hoạch phối hợp

a)Khái niệm về kế hoạch phối hợp: Kế hoạch phối hợp trong là hệ thống những công việc dự định cần phải làm, trong đó thể hiện sự phân công rõ ràng về người chủ trì, người phối hợp cũng như mục tiêu, cách thức, nguồn lực, thời hạn tiến hành nhằm thực hiện hiệu quả nhiệm vụ cụ thể trong quản lý hành chính.

b) Bản chất của việc lập kế hoạch phối hợp:

- Giúp cho việc thực hiện mục tiêu của tổ chức hành chính được thuận lợi

- Là cơ sở cơ bản để kiểm tra các hoạt động trong quản lý hành chính.

- Tính phổ biến của kế hoạch phối hợp trong quản lý hành chính

- Tính hiệu quả của việc lập kế hoạch

c)Muốn lập một kế hoạch phối hợp tốt, cần trả lời những câu hỏi sau:

- Chúng ta đang ở đâu? Nhiệm vụ, môi trường và nguồn lực hiện có.

- Chúng ta muốn đi đến đâu? Kết quả đầu ra và các mục tiêu thực hiện.

- Làm thế nào để chúng ta đến được đó? Cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu, kết quả đầu ra.

- Chúng ta đã làm điều đó như thế nào? Đánh giá, đo lường những công việc đã từng làm.

d)Kỹ năng lập kế hoạch:

- Xác định công việc cần phối hợp

- Phân tích công việc

- Thiết lập các mục tiêu

- Phát triển các tiền đề lập kế hoạch

- Phân công công việc cho các đơn vị, các nhân tham gia phối hợp và xác định các phương án lựa chọn.

- Thỏa thuận, điều chỉnh sự phân công cho các đơn vị, cá nhân và phân bổ nguồn lực.

- Quyết đinh phương án lựa chọn

- Giao cho các đơn vị chủ trì giữ vai trò đầu mối theo dõi, kiểm tra tiến trình kế hoạch

2.2. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, có những công việc thuộc chức năng giải quyết của một tổ chức, song cũng có rất nhiều công việc cần có sự phối hợp của nhiều tổ chức. Giải quyết các vấn đề phối hợp này cũng có thể làm cho các tổ chức trong cơ quan liên kết chặt chẽ với nhau hoặc cũng có thể gây nên những rạn nứt trong quan hệ. Mức độ sẽ tồi tệ hơn nếu có sự nghi ngờ việc đùn đẩy công việc cho nhau và giành giật những công việc mang lại lợi ích cho tổ chức của mình.

Sự thành công trong hoạt động phối hợp của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, của các công chức nói riêng có phần đóng góp không nhỏ của việc giải quyết hợp lý các vấn đề. Đó chính là lý do cần phải cung cấp cho công chức kỹ năng giải quyết vấn đề.

a) Khái niệm "vấn đề"

Vấn đề được hiểu là những điều cần được xem xét đánh giá, nghiên cứu giải quyết.

Ví dụ: Vấn đề của cá nhân: Xây nhà, học tập, gia đình…

Vấn đề trong đời sống xã hội: Toàn cầu hóa, Hội nhập…

b) Các bước giải quyết vấn đề

Bước 1- Đặt vấn đề: Xác định vấn đề cần dược giải quyết. Đây là bước có ý nghĩa quan trọng

Bước 2- Phân tích vấn đề: Đây là giai đoạn quan trọng nhất của cả quy trình giải quyết vấn đề. Để giải quyết cần phải trả lời được những câu hỏi sau:

- Vấn đề liên quan đến ai? 

- Vấn đề nói về cái gì?

- Vấn đề xảy ra khi nào? (Thời gian xảy ra vấn đề cần giải quyết).

- Ở đâu?

- Xảy ra ở những vị trí nào? Tại sao?...

Trả lời các câu hỏi này tức là tìm nguyên nhân của vấn đề, các nguyên nhân đó liên quan đến con người, phương tiện, phương pháp, cơ chế hay môi trường như thế nào? Như vậy người ta có thể nhận dạng hay chuẩn đoán được tình hình.

Ví dụ: Phân tích vấn đề bạo lực gia đình tại địa phương?

Bước 3- Tìm kiếm giải pháp: Liệt kê các giải pháp giải quyết vấn đề rồi lựa chọn, tuy nhiên không nên áp đặt một giải pháp. Nên có các giải pháp mở, linh hoạt.

Bước 4- Lựa chọn giải pháp: Lựa chọn giải pháp, tuy nhiên không nên áp đặt một giải pháp. Nên có các giải pháp mở, linh hoạt.

Bước 5- Thực thi quyết định: Khâu đầu tiên của giai đoạn thực thi quyết định là phổ biến thông tin. Người ta quay trở lại câu hỏi của giai đoạn 2 (ai? cái gì? khi nào? ở đâu? tại sao? như thế nào?), nhưng lần này hướng tới tương lai.

Bước 6- Kiểm tra, đánh giá: Đây là giai đoạn có tính chu kỳ, vừa phát triển không ngừng vừa lặp đi lặp lại.

2.3. Kỹ năng chia sẻ thông tin

a) Khái niệm"Thông tin"

- Dữ liệu là những số liệu và dữ kiện thô chưa qua xử lý

- Thông tin là những dữ liệu đã qua xử lý, sắp xếp và diễn giải theo một cấu trúc hợp lý.

- Giá trị của thông tin được xác định thông qua: chất lượng, sự phù hợp, khối lượng và tính kịp thời của thông tin.

b) Những trở ngại trong chia sẻ thông tin:

- Trở ngại thuộc về tổ chức hành chính nhà nước.

- Trở ngại thuộc về con người.

- Trở ngại thuộc về kỹ thuật, công nghệ

c) Một số kỹ năng chia sẻ thông tin:

- Thông tin được truyền đi một cách có hiệu quả

- Lắng nghe có hiệu quả

- Viết một cách hiệu quả

- Tổ chức hiệu quả các cuộc họp

- Lựa chọn các kênh thông tin phù hợp

2.4. Kỹ năng làm việc nhóm

Các tổ chức luôn làm việc trong môi trường đa dạng, đầy biến động với sự phát triển nhanh của công nghệ làm thay đổi tổ chức lao động. Trước kia người ta thường xem xét công việc một cách biệt lập. Ngày nay, khi đưa ra một vấn đề, người ta nhận thấy chúng liên quan đến nhiều vấn đề khác. Vì vậy, làm việc theo nhóm sẽ giúp chúng ta giải quyết được các vấn đề mang tính tổng thể.

Làm việc theo nhóm tạo ra một môi trường thuận lợi để tất cả mọi người tham gia vào quá trình ra quyết định, chia sẻ thông tin, phối hợp trong hoạt động, thiết lập lòng tin và củng cố các mối quan hệ cá nhân. Chính sức mạnh tổng hợp này mà làm việc nhóm trở nên hấp dẫn và cũng là lý do tại sao người ta ngày càng phải làm việc theo nhóm nhiều hơn.

a) Khái niệm nhóm

Nhóm là một đơn vị xã hội gồm nhiều cá nhân cùng chia sẻ các giá trị, mục tiêu hoặc các nhu cầu chung và cùng tác động lẫn nhau, ảnh hưởng đến hành vi của nhau.

Có thể chia thành các loại nhóm: Các nhóm chức năng; Các nhóm lợi ích; Các nhóm dự án; Nhóm phi chính thức.

b) Lợi ích của làm việc theo nhóm:

- Mở rộng kết quả

- Thúc đẩy sự sáng tạo, đổi mới

- Tạo bầu không khí thân thiện

- Chia sẻ trách nhiệm

- Quan hệ xã hội mở rộng và thích ứng nhanh hơn với sự thay đổi

Tuy nhiên khi làm việc nhóm cũng gặp một số những khó khăn, hạn chế như:

- Có thể tạo nên sự triệt tiêu động lực

- Tăng sự phụ thuộc

- Đôi khi không thống nhất được mục tiêu

- Thiếu sự tin tưởng

- Tốn nhiều thời gian, chậm trễ khi ra quyết định

- Không thật sự có sự chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau

c) Một số kỹ năng làm việc theo nhóm:

- Tiến trình phát triển của nhóm bao gồm những giai đoạn: Giai đoạn hình thành; Giai đoạn sóng gió (phức tạp); Giai đoạn hình thành quy tắc (gắn bó); Giai đoạn thực hiện công việc (áp dụng); Giai đoạn chấm dứt hoạt động.

- Các bước xây dựng nhóm hiệu quả:

Bước 1. Tìm hiểu nhóm

Bước 2. Phân tích hiện trạng của nhóm

Bước 3. Xác định mục tiêu

Bước 4. Xác định phương pháp, cách thức đạt được mục tiêu

Bước 5. Đánh giá

Bước 6. Kết quả

3. Công tác phối hợp trong cơ quan hành chính nhà nước hiện nay

Trên thực tế, đã có những văn bản quy phạm pháp luật đề cập đến công tác phối hợp của các cơ quan hành chính nhà nước trên các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, Văn hóa, Xã hội… Nhiều địa phương đã ban hành các quy chế phối hợp trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao. Tuy nhiên, vẫn thiếu vắng những quy định cụ thể, đồng bộ về việc phối hợp của các cơ quan hành chính nhà nước. Các hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao và du lịch - là những hoạt động yêu cầu cần có sự phối hợp cao, hiện nay, nhiều địa phương còn lúng túng trong việc xây dựng các quy chế, quy định phối hợp hiệu quả. Trong khi đó nguyên tắc tập trung dân chủ cũng chưa được cụ thể hoá vào hoạt động lãnh đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính. Không những thế, ngay trong các quy chế làm việc của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành (trừ Chính phủ - cơ quan hành chính nhà nước cao nhất) cũng chỉ có những quy định mang tính nguyên tắc, một số vấn đề kỹ thuật như thời gian cho ý kiến phối hợp... Nói cách khác, khuôn khổ thể chế cả tầm vĩ mô và vi mô còn thiếu nhiều quy định. Nhiều nội dung, hình thức, cách thức phối hợp chưa được quy định và được thực hiện theo thông lệ, theo kinh nghiệm. Chính vì vậy, việc phối hợp còn chủ quan, tuỳ tiện và không đồng bộ dẫn đến việc triển khai nhiệm vụ còn chưa hiệu quả.

Một số cách thức phối hợp hiện đại chưa được thực hiện hoặc chưa được phát huy tác dụng tích cực. Đó là việc thành lập và hoạt động của tổ công tác đặc nhiệm và phối hợp làm việc theo nhóm chuyên viên trong các cơ quan hành chính còn rất hiếm và ít phát huy tác dụng tích cực. Việc thành lập các tổ công tác đặc nhiệm còn rất hình thức và hiệu quả rất thấp, nguyên nhân chủ yếu là các thành viên tham gia chỉ hoạt động kiêm nhiệm, mặt khác không được bảo đảm kinh phí và những yêu cầu về thông tin.

Công tác phối hợp giữa các cơ cấu trực thuộc còn mang nặng tính hình thức, đối phó, kỷ luật, kỷ cương trong quan hệ phối hợp còn lỏng lẻo, trách nhiệm trong phối hợp chưa cao, phạm vi công việc phối hợp còn tuỳ tiện, chất lượng phối hợp không cao; các công cụ, phương tiện thực hiện và phương pháp phối hợp còn thô sơ, chậm ứng dụng những công nghệ mới vào trong công tác và cuộc sống, từ đó làm hạn chế việc phân công rành mạch, đề cao trách nhiệm cá nhân trong công tác.

Bài: Công Diệp

 


Số lượt người xem: 13426 Bản inQuay lại
Xem theo ngày Xem theo ngày